¿Cómo acceder a la facturación electrónica gratuita de la DIAN? Así funciona en 2026

La facturación electrónica es el documento digital, que tiene la misma validez que la factura física, en la que se detalla la venta o compra de bienes y servicios. Esta busca garantizar seguridad y también la trazabilidad de las transacciones, haciendo así un control fiscal más efectivo a la hora de reportar gastos o ventas a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Como consumidor o cliente, usted solo debe otorgar 3 datos claves para recibir la factura electrónica: nombre o razón social, número de cédula o NIT y el correo electrónico. De acuerdo con la DIAN, las personas que están en la obligación de expedir facrtura electrónica son:

• Personas naturales o jurídicas responsables del Impuesto sobre las ventas IVA
• Personas naturales o jurídicas responsables del impuesto al consumo
• Personas naturales que superen los montos establecidos y personas jurídicas obligados a facturar por bienes o servicios excluidos de IVA
• Personas naturales o jurídicas voluntarios u obligados por modalidad electrónica
• Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – SIMPLE
• Con más de un establecimiento de comercio
• Personas naturales que desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles
• Personas naturales que sean usuarios aduaneros
• Personas naturales que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año, provenientes de actividades gravadas con el impuesto sobre las ventas – IVA, no supere la sumade 3.500 UVT.

¿Cuáles son los requisitos para expedir factura electrónica?

• Tener RUT actualizado
• Tener certificado de firma digital
• Tener Software de Facturación Electrónica, el cual puede ser propio o puede ser mediante contratación de un proveedor tecnológico
• Dispositivo como computador, Tablet o celular
• Conexión a internet
• Estar habilitado por la DIAN

¿Cómo acceder al sistema de facturación electrónica gratuito de la DIAN?

Para acceder al servicio de facturación electrónica gratuito de la DIAN debe seguir los siguientes pasos:

• Regístrese en la página de la DIAN: dian.gov.co
• Confirme el registro desde su correo electrónico.
• Seleccione la opción Habilitación de Factura Electrónica e inicie sesión
• Solicite su certificado digital, el cual es totalmente gratuito
• Realice las pruebas de habilitación (dentro del sistema para comprobar el correcto funcionamiento. Luego, seleccione la fecha de inicio de operación y verifique que su RUT incluya la responsabilidad 52 (facturador electrónico).
• Solicite en la plataforma los rangos de numeración, tanto para la facturación electrónica como para la factura de venta de talonario o de papel – contingencia.
• Una vez autorizados los rangos, acceda al ambiente “Facturando Electrónicamente” dentro de la plataforma de la DIAN y asocie los prefijos correspondientes a sus rangos de numeración para habilitar la generación de documentos.
• Una vez completados los pasos anteriores, puede empezar a generar y transmitir sus facturas electrónicas desde el sistema gratuito de la DIAN.

Recuerde que la facturación digital es una obligación, por lo que es importante que la implemente y evite sanciones por parte de la DIAN.