Cuando se vive en un conjunto residencial, es usual que estos tengan a una persona destinada para los asuntos administrativos como la documentación legal, pago de impuestos, contratación de servicios tercerizados como el aseo, mantenimiento y vigilancia de la copropiedad y los más importante, la administración adecuada del presupuesto y la cuota mensual que se les cobra a los copropietarios, la cual es destinada usualmente para los gastos de funcionamiento y mantenimiento.
Además, el administrador debe presentar un balance contable en las asambleas de copropietarios, pues también hay una revisoría fiscal. El administrador del conjunto, generalmente, es elegido o elegida en la asamblea de copropietarios, aunque la ley también faculta al Consejo de Administración, en dado caso que este exista.
La ley 675 de 2001 es la que crea el régimen de propiedad horizontal, la cual establece las responsabilidades y derechos al ser copropietarios, además de referirse sobre la contribución a expensas comunes.
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Es común observar que algunos administradores duran en sus cargos tiempos prolongados, sin embargo, existen Reglamentos que establecen cómo elegir a los administradores y el tiempo que pueden ejercer su cargo.
A pesar de que la ley en Colombia no precisa el tiempo que debe durar una persona como administrador o administradora de una copropiedad, sí establece que el reglamento interno del conjunto, por lo que la duración de este cargo puede depender de los acuerdos a los que se llegue entre los copropietarios y que estos estén debidamente detallados en el reglamento.
Un administrador puede ser elegido por uno y dos años. Sin embargo, si así lo deciden los copropietarios vía asamblea, el periodo se puede prolongar hasta que se determine hacer elecciones. Como es un cargo de libre nombramiento y remoción, el administrador podrá salir de su cargo si así lo definen en la asamblea, no obstante, algunos expertos recomiendan que la elección del nuevo administrador empalme con la finalización del saliente.
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